Notice 2016-008 – Regulatory Guidance – OSC Insider Reporting Review

Attention à toutes les sociétés inscrites à la CSE ET aux initiés

Examen des déclarations d’initié de la CVMO

Nous tenons à attirer votre attention sur la récente publication de la CVMO concernant les résultats de son examen de 100 émetteurs assujettis et de 1 500 initiés qui a découvert plusieurs lacunes importantes (et davantage non importantes) dans les déclarations faites par les initiés concernant leurs activités boursières.

Le rapport complet est inclus dans l’Avis 51-726 du personnel de la CVMO relatif au Rapport sur l’examen du personnel des déclarations d’initié et les guides d’utilisation à l’intention des initiés et des émetteurs, lequel est accessible ici : http://www.osc.gov.on.ca/en/SecuritiesLaw_sn_20160218_51-726_review-insider-reporting.htm

Bien que nous invitions toutes les sociétés inscrites à la CSE et leurs initiés à examiner l’Avis en entier, voici certaines des principales conclusions :

« Les 100 émetteurs assujettis de l’Ontario choisis pour l’examen ont entraîné l’examen correspondant d’environ 1 500 initiés assujettis. Bien qu’environ 85 % des initiés assujettis que nous avons examinés étaient en conformité quant aux questions importantes, nous avons découvert lacunes quant aux questions importantes dans les déclarations des initiés dans environ 15 % des cas, ce qui a fait en sorte qu’environ 200 initiés assujettis ont dû déposer de nouveaux rapports d’initié dans le Système électronique de déclaration des initiés (SEDI) afin de corriger ces lacunes. »

La CSE croit qu’il est important de mettre la lumière sur ce problème, car l’examen a conclu que « dans une proportion d’environ 70 % des émetteurs ayant fait l’objet de l’examen, au moins un initié devait soumettre une déclaration rectificatrice pour corriger une lacune importante. »

Exigences en matière de déclaration pour les initiés

En Ontario, les exigences générales en matière de déclaration pour les initiés se trouvent dans la Loi sur les valeurs mobilières de l’Ontario (la Loi). Certaines exigences en matière de déclaration pour les initiés qui se trouvent dans la Loi ont été modifiées par la Norme canadienne 55-104 Exigences et dispenses de déclaration d’initié (NC 55-104).

La Norme canadienne 55­102 Système électronique de déclaration des initiés (SEDI) (NC 55­102)

établit le processus pour déposer les rapports d’initiés.

L’instruction générale canadienne 51-201 Lignes directrices en matière de communication de l’information (IGC 51-201) fournit les directives sur les pratiques « exemplaires en matière de communication de l’information » pour les émetteurs et comprend une disposition sur les politiques en matière d’opérations d’initiés et les périodes d’interdiction totale des opérations.

Types de lacunes

1. Environ 30 % des émetteurs avaient au moins un initié assujetti qui n’avait pas un profil d’initié et qui avait omis de déposer ses rapports d’initié dans le SEDI.
2. Environ 65 % des émetteurs avaient au moins un initié assujetti qui présentait un écart égal ou supérieur à 5 % entre les soldes des titres détenus tels que déclarés dans le SEDI et les dossiers de divulgation continue de l’émetteur respectif.

Parmi les motifs communs pour la non-conformité :

1. Méconnaissance de la définition d’« initié assujetti »
2. Méconnaissance de la définition d’« actionnaire important » de la NC 55­104
3. Omission de déposer des rapports pour les acquisitions en vertu d’un programme de rachat dans le cours normal des activités dans les 10 jours suivant la fin du mois au cours duquel l’acquisition a été effectuée
4. Omission de déclarer l’expiration de titres comme les options ou les bons de souscription dans la période de cinq jours requise
5. Déclaration tardive parce qu’ils n’avaient pas reçu en temps opportun certains renseignements clés des émetteurs
6. Recours à des tiers qui ont omis de déposer la déclaration à temps

Parmi les lacunes non importantes entraînant des dépôts correctifs, notons :

• des codes d’opération inexacts;

• des dates d’opération inexactes;

• une déclaration inexacte quant au type de propriété (direct, indirect ou contrôle);

• la non-déclaration du nom du porteur inscrit;

• une mauvaise utilisation de la désignation des titres par les émetteurs empêchant leurs initiés de déclarer correctement leurs opérations.

Suppléments des profils d’émetteurs

Certains émetteurs assujettis n’étaient pas au courant qu’ils devaient déposer un supplément de profil d’émetteur modifié dans le SEDI immédiatement s’il y avait une modification des renseignements fournis dans leur supplément de profil d’émetteur.

Environ 60 % des émetteurs avaient des suppléments de profil d’émetteur périmés qui nécessitaient une mise à jour. Certains des problèmes communs notés étaient que les coordonnées d’affaires des initiés étaient périmées et que les désignations des titres devaient être mises à jour pour environ 40 % des émetteurs assujettis ayant fait l’objet de l’examen.

Les recommandations du personnel de la CVMO comprennent les éléments suivants :

Les émetteurs doivent mettre en œuvre un processus pour vérifier annuellement les titres détenus qui leur sont communiqués par les initiés afin d’éviter des écarts dans les dossiers publics déposés par l’émetteur sur le site de SEDAR et les rapports déposés par les initiés dans le SEDI.

Les initiés assujettis doivent être proactifs et passer en revue les circulaires d’information annuellement et les autres dossiers de déclaration continue de l’émetteur sur une base régulière afin de s’assurer que leurs titres détenus y sont correctement enregistrés.

Les émetteurs doivent revoir annuellement leurs politiques régissant les opérations des initiés pour s’assurer qu’elles sont conformes à la législation canadienne sur les valeurs mobilières.

Les émetteurs doivent également adopter une politique écrite, qui entre autres choses, interdit précisément les opérations faisant appel à des instruments dérivés, l’attribution d’options et la fixation du cours d’exercice durant les périodes d’interdiction totale d’effectuer des opérations.

La politique écrite doit également prévoir qu’un membre de la direction approuve et surveille les activités boursières de tous les initiés, les dirigeants et les cadres supérieurs.

De l’aide est disponible :

Afin d’aider les émetteurs et leurs initiés assujettis, le personnel de la CVMO a fourni des listes de contrôle en annexe aux Avis qui soulignent certains des principaux points que les initiés et émetteurs assujettis doivent respectivement considérer afin de respecter les exigences en matière de déclaration pour les initiés.

L’Avis identifie également les personnes suivantes qui peuvent répondre aux questions.